受発注システムとは

受発注システムとは、受注・発注に関する一連の業務をデジタル化して一元管理できるシステムのことです。多くの企業ではまだまだ電話やFAXでの注文、Excelをはじめとした表計算ソフトや紙媒体でのアナログな運用・管理が行われています。そのため、「情報共有ができない」「作業漏れが発生する」など様々な課題があります。受発注システムを導入することで、受発注における一連の業務全てweb上で完結できるため、人的ミスの軽減、担当者の負担軽減につながり業務効率向上が期待できます。またデータもオンライン上でリアルタイムで共有できるので、部門間での引継ぎ等が円滑に行うことが可能になります。受発注システムは、製造業や物流業、飲食業など、様々な業種で活用されています。

受発注システムの機能

受発注システムには、受発注管理だけでなく様々な便利な機能があります。主に次のような機能が備わってます。

１．注文

パソコンやスマートフォンから注文を行えます。注文の個数や到着指定日などの情報もシステム上で入力します。また、注文内容や出荷状況をリアルタイムに確認できます

２．在庫情報の管理

在庫の入庫・出荷のデータから在庫状況をリアルタイムで確認できます。在庫を正確に確認できるため、在庫数を超える受注を防止できます。

３．出荷管理

納期にあわせて出荷指示を出し、決められた商品を指定の数だけ出荷します。ステータスが可視化されるので生産性があがります。

４．マスタ管理

品目や顧客情報、セット品の登録が可能です。取引先別に表示する商品や掛け率を設定できます。

５．注文の訂正・取り消し

システム上で注文の訂正や取り消しができます。先方に連絡する手間が省けます。

６．メール機能

発注・受注の確認メールを自動で送信できます。情報が共有されるので、発注間違いの早期発見につながります。

７．帳票出力

請求書や納品書など、各種帳票が出力できます。

８．他システム連携

配送手配や、売上登録時に必要なCSVファイルを出力できます。

受発注システムのメリット

受発注システムを導入するメリットには、以下があります。

１．受発注業務の効率化

受発注業務にかかる時間が短縮されます。電話やFAX、メールなど様々な方法でやり取りしていたことが全てwebで完結するため業務負担の軽減、生産性の向上につながることが期待できます。

２．作業漏れやミス削減

受発注システムではweb上で注文のステータスを確認できたり、発注や受注確定時にメールが送信される機能があるため作業漏れを防止できます。また、電話やＦＡＸで生じるヒューマンエラーも防ぐことができます。

３．納品までのスピードアップ

受発注システムを導入すると、受発注のデータをリアルタイムに共有できるため確認の手間が省けて円滑に業務を進めることができるため、リードタイム短縮につながります。

４.顧客満足度向上

電話での注文の場合、先方の営業時間に合わせる必要があるのに対して、受発注システムの場合、取引先や顧客が24時間どこからでも発注可能です。好きなタイミングで簡単に発注ができ、満足度向上へつながるでしょう。

受発注システムのデメリット

受発注システムの導入には、以下のようなデメリットもあります。

１．導入コストがかかる

受発注システムの導入にともない、初期費用がかかるほか、月額利用料金や維持費が発生します。(無料で利用できるシステムもあり)利用できる機能の数や種類によって、異なる料金プランが用意された製品もあれば、パッケージ化されオプション等で機能を追加できるものもあります。

２．システムの慣れに時間がかかる

システムによっては、操作に慣れるまでに時間がかかるケースがあります。受発注担当者や出荷担当者などを対象にマニュアルを用意したりや勉強会を開催したりする必要な場合もあります。

受発注システムを選ぶポイント

受発注システムを選ぶポイントを以下にまとめました。

１．費用対効果

現在の業務状況を見直したうえで、導入による費用対効果を考えることがポイントです。業務コスト（人件費や業務にかかる費用など）を洗い出し、システムを導入することで、どの程度削れるか計算しましょう。

２．自社にあっているか

無料トライアル期間を設けているシステムもあります。担当者に実際に利用してもらって、操作性を確認することをオススメします。また、操作性だけでなく、拡張性や既存システムとの連携など確認することも重要です。

３．サポート体制は充実しているか

システムごとにサポート体制も異なります。受発注システムの操作に関して分からないことがあればすぐに確認できるかどうか確認しましょう。メールやチャット，電話などサポートの種類も様々です。自社にあうサポート体制を選びましょう。

GotoB2Bで受発注業務を効率化

受発注システムを導入することで、受発注における一連の業務全てweb上で完結できるため、人的ミスの軽減、担当者の負担軽減につながり業務効率向上が期待できます。「受発注業務を全てwebで管理したい」「生産性をあげたい」という方は【GotoB2B】の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。「無料トライアル」もございますのでお気軽にご相談ください。