Excelで受注管理を行うメリット・デメリットは？ | 便利な関数も紹介！
ビジネスツールとして世界で利用されている「Excel」。比較的簡単に操作できることから「受注管理」にもよく使われています。
この記事では、Excelで受注管理をで行うメリット・デメリットや、便利な関数を紹介します。受発注管理の運用方法を検討されてる方は是非参考にしてみてください。
Excelで受発注管理を行うメリット
Excelで受注管理を行うメリットとして、以下があげられます。
１．費用を抑えられる
Excelでの受注管理は運用・導入コストを抑えれる点が大きな特徴です。
Excelを使用するにはライセンス契約が必要ですが、多くの企業・個人で導入されており、受注管理に限らず、エクセルを日常的に使用している企業は少なくないでしょう。したがって受発注管理のために新しいシステムを導入するよりも、コストを抑えられます。
２．導入ハードルが低い
Excelは、社会人には使用経験がある方が多く、特別な教育が不要なため誰でも受注管理を行えるのが特徴です。使用経験が少ない方でも、インターネットで調べれば、使い方はすぐに出てくるので難しくて使えないということは少ないでしょう。
Excelで受発注管理を行うデメリット
Excelで受注管理を行うデメリットは以下があげられます。
１．入力ミスが起こりやすい
Excelで受注管理を行う場合、人の手によって数値を入力(転記)するため、入力ミスが起こりやすいというデメリットがあります。ダブルチェックを行うなどして、入力ミスを防ぐことはできますが、その分生産性が低下してしまいます。受注内容に漏れやミスがあると、納期までに納品できないなどトラブルも起こりえるので、入力ミスには気をつける必要があります。
２．受発注情報の共有が遅れる
基本的に、Excelは同一ファイルを複数人で編集することができません。そのため、誰かが作業している場合、最新の情報が分からず、業務が滞ってしまいます。クラウド版の「Excelオンライン」を使用すると、複数人での同時編集が可能ですが、処理速度が遅くなることもありますので注意が必要です。
３．在庫情報の更新に手間がかかる
Excelで受注管理を行う場合、必要な情報をExcelに転記します。電話やfaxで受け取った受注情報をExcelに打ち込む必要があり、在庫数の管理もしなくてはいけないので二度手間になります。また、入力したデータの保存漏れなどにも注意しなくてはなりません。
受注管理をExcelで行う際に役立つ関数
Excelで受注管理を行う場合には、関数を利用すると便利です。
ここでは、受注管理をエクセルで行う際に役立つ関数を以下の表にまとめました。
IF関数
数式:「=IF(条件,真の場合の値,偽の場合の値)」 任意の値と期待値とを論理的に比較して、結果を返します。たとえば、在庫が10個以上なら「〇」、10個未満なら「×」などの表示が可能です。 |
INDIRECT関数
数式:「=INDIRECT(参照文字列,[参照形式])」 文字列で指定したセル番地の値を表示することができます。セルに入力規則を設定する場面で役立てられます。指定した範囲の値以外は入力できなくなるため、手入力によるミスの削減ができます。 |
VLOOKUP関数
数式:「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)」 列を見て条件に一致するデータを抽出できます。エクセルの縦列のセルを検索して、指定したデータに一致する数値の取り出しが可能です。対象商品に対する商品コードや価格などを自動で抽出できます。 |
SUMIF関数
数式:「=SUMIF(検索範囲,検索条件,合計範囲)」 指定した検索条件にヒットする、セルの数値の合計を算出します。特定の商品・サービスの受注金額を調べることが可能です。 |
受注管理を効率化する受注管理システム
Excelで受注管理を行うこともできますが、効率よく管理を行うためには、受注管理システムの導入をオススメします。
受注管理システムでできること
受注管理システム(受発注システム)は、受注・発注処理における一連の業務を全てwebで完結します。受注処理・在庫管理・出荷管理などの受注業務を円滑化する便利な機能が備わっています。受注管理システムを導入することで、【Excelで受発注管理を行うデメリット】であげたデメリットを解決することができます。
Excelでの受注管理に限界を感じたらGotoB2Bがオススメ
Excelでの受注管理は費用を抑えれたり、導入ハードルが低いなどのメリットがあります。しかし、上記で述べたようなデメリットも忘れてはなりません。企業によってはExcelでは限界を感じることあると思います。
Excelでの受発注管理が難しくなってきたなと感じたら、受発注システムの導入を検討してみましょう。
